01. November 2013
// Reportagen & Berichte

Anwenderbericht – Klinikum Bielefeld

Themenreihe: Erfahrung aus der Praxis
Genau hingehört & nachgefragt

Die Bettenversorgung ist ein wichtiges Thema in allen großen und kleinen Krankenhäusern. Dabei geht es nicht nur um einen reibungslosen Ablauf, sondern zunehmend um Effektivität und Kostenersparnis. Oftmals muss dieser komplexe Prozess angepasst werden, was eine große organisatorische Aufgabe darstellt. Genau dieser Herausforderung stellt sich derzeit das Klinikum Bielefeld mit seinen drei Standorten.

Zu diesem Thema haben wir mit Herrn Ralf Steinmeier gesprochen, Betriebsleiter der Dienstleistungsgesellschaft Klinikum Bielefeld. In seinem Aufgabenbereich liegen unter anderem die Gesamtsteuerung der Bettenaufbereitung und die Neustrukturierung in Zusammenarbeit mit dem Klinikum.

Die Städtische Kliniken Bielefeld gem. GmbH besteht aus drei Standorten mit über 1.140 Betten. Diese verteilen sich auf die Standardorte Bielefeld Mitte (ca. 700 Betten), Bielefeld Rosenhöhe (ca. 260 Betten) und Halle/Westfalen (ca. 180 Betten). Davon müssen im Klinikum Bielefeld Mitte etwa 150 Betten pro Tag aufbereitet werden, in der Rosenhöhe zwischen 90 und 100 und im Klinikum Halle etwa 30 bis 40 Betten pro Tag.

Die Dienstleistungsgesellschaft Klinikum Bielefeld GmbH ist eine 100 %-ige Tochter des Klinikums Bielefeld und kümmert sich um alle Aufgaben, die nicht im Kernaufgabenbereich Medizin und Pflege der drei Kliniken liegen. Dazu gehören z. B. die Speiseversorgung, Patiententransporte, die Materiallogistik, die Physiotherapie, hauswirtschaftliche Leistungen, Archivdienstleitung, Poststelle und natürlich auch die Bettenaufbereitung.

Etwas problematischer ist im Moment die Aufbereitung im Klinikum in Halle, wo wir aufgrund der Größe und der Strukturen mit einer dezentralen Bettenaufbereitung arbeiten. Jetzt suchen wir nach einer Möglichkeit, wie wir eine sehr gute, umfassende, hygienisch einwandfreie Bettenaufbereitung darstellen können und dabei Patienten, Besucher und die sonstigen Beschäftigten im Unternehmen nicht stärker belästigen.

Unser Thema ist heute die Bettenversorgung. Wie bereiten Sie Ihre Betten derzeit auf?

Unsere drei Standorte sind sehr unterschiedlich, und genauso unterschiedlich sind auch jeweils die Strukturen der Bettenaufbereitung. Die Aufbereitung selbst findet aber an allen Standorten manuell statt.

Am Standort Bielefeld Mitte haben wir eine zentrale Aufbereitung mit der Gebäudestruktur eines einzelnen Bettenkomplexes und einer entsprechenden Anbindung an Aufzüge. Das empfinden wir als verhältnismäßig luxuriöse Variante mit relativ kurzen Wegen. An der Rosenhöhe ist es ähnlich gestaltet, da wir auch dort eine zentrale Aufbereitung haben. Allerdings sind die Raum- und Zimmerstrukturen sehr viel enger und erschweren so die Mobilität.

Warum wollen Sie die Bettenversorgung neuorganisieren? Gibt es spezielle Probleme oder Notwendigkeiten beim Bettenmanagement?

Im Gesundheitswesen haben sich die Rahmenbedingungen stark geändert. Dadurch sind wir immer stärker gefordert, unsere Prozesse insgesamt effektiver zu gestalten. Das schließt natürlich auch die Bettenversorgung mit ein. Deshalb haben wir für die Strukturanalyse die über das ZIG (Zentrum für Innovation in der Gesundheitswirtschaft OWL) bestehende Verbindung zur Firma Stiegelmeyer genutzt.

Was ist die Besonderheit Ihrer Klinik und welche typischen Alltagsprobleme gibt es bei Ihnen?

Neben dem allgemeinen Klinikbereich haben wir mehrere sehr unterschiedliche Kliniken innerhalb des Hauses, z. B. eine Hals-Nasen-Ohren-Klinik, eine Augenklinik, einen speziellen Bereich für die Kurzzeitpflege und einige mehr. Zusätzlich zur allgemeinen Entwicklung in der Krankenhauslandschaft, dass die Liegezeiten immer kürzer werden, besitzen diese Bereiche naturgemäß sehr kurze Liegezeiten. Dadurch haben wir eine hohe Patientenfluktuation und natürlich viel Bewegung durch die Betten im Haus. Da stoßen wir gelegentlich schon an Grenzen, beispielweise von  Fahrstuhlkapazitäten.

Wie alle großen Häuser, müssen wir effektiv und kostensparend agieren. Um unnötige Kapitalbindungen zu vermeiden, müssen wir sehr darauf achten, die Aufbereitungszeit der Betten so kurz und effizient wie möglich zu halten. Jedes Bett soll möglichst zeitnah dem nächsten Patienten zur Verfügung stehen.

Die Firma Stiegelmeyer hat bei Ihnen eine Analyse der Bettenaufbereitung und der damit verbundenen Prozesse durchgeführt. Was hat man genau betrachtet und welche Schritte sind Sie durchgegangen?

Wir haben gemeinsam mit der Firma Stiegelmeyer die Bettenaufbereitungsprozesse an allen drei Standorten umfassend analysiert. Dabei wurden die Zeiten aufgenommen die wir benötigen, um ein Bett von A nach B zu transportieren, die Zeit die wir benötigen um ein Bett aufzubereiten, wir haben die Stellenanteile analysiert, die für die Aufbereitung vorgesehen sind, das gesamte Zeitfenster wurde betrachtet und natürlich auch die Kostenstrukturen die innerhalb der Bettenaufbereitung entstehen.

  • Wo und wie wird das Bett gereinigt?
  • Wie kommt das Bett zur richtigen Zeit zum richtigen Ort?
  • Welche Kosten entstehen bei der Bettenentsorgung?

Gab es dabei besonderen Auffälligkeiten im Ablauf und vielleicht auch schon Ideen oder Lösungsansätze?

Wir haben schnell gemerkt, dass wir beim Transport von und zu den Stationen oft über schwierige und verwinkelte Gängen fahren müssen. Dazu kommt, dass die Aufzüge zeitlich nicht so ankommen, dass man sie reibungslos nutzen kann. Im Zuge der Analyse kamen dann erste Vorschläge, diesen Vorgang umzugestalten, z. B. durch neue Laufwege oder andere Raumnutzungen. Am Anfang haben wir einen Moment gebraucht, um uns darauf einzulassen. Aber dann haben wir erkannt, dass diese Idee Potential hat und wir effektiver sein können. Es war durchaus spannend, neue Aspekte in einem vermeidlich sehr gut laufenden Prozess zu entdecken.

Sie haben sich also bereits ganz am Anfang konkret gefragt, was da alles auf Sie zukommt oder was alles passieren kann, wenn man bestimmte Abläufe verändert?

Ja, unbedingt. Durch die gemeinsame Arbeit wurde sehr schnell klar, dass es letztendlich nicht nur um die Bettenaufbereitung geht. Das Themenfeld ist viel komplexer. Dazu kommen die Instandhaltung, das Transportwesen, die räumliche Situation und vieles mehr. Das muss alles betrachtet werden, damit man dann auch tatsächlich eine validierte Entscheidungsgrundlage hat. Nur so kann man wirklich erkennen, was alles passiert, wenn man die Prozesse verändern will. Man kann sich schon vorher darauf einstellen oder notwendige Veränderungen gut abgestimmt festlegen.

Wie gehen Sie mit dieser Komplexität der aufgezeigten Ansätze um?

Es gab in unserem Haus bereits vorher einen Arbeitskreis zum Thema Bettenmanagement, der die Bereiche Pflege und Technik mit einschließt. Dort wurden alle aufgezeigten Fakten anschließend erneut sehr detailliert diskutiert. Das war sehr wichtig, denn ein solches Projekt bringt viele weitere Neuerungen mit sich, an die man zunächst gar nicht denkt. Wir wollten letztendlich darauf vorbereitet sein und nicht alles umstellen, um dann im Nachhinein festzustellen, dass unser System und somit unser Krankenhaus nicht mehr richtig funktioniert. Bei einer solchen Umorganisation muss man im Vorfeld alle denkbaren Fallstricke beleuchten und ausräumen. Auch wenn es gelegentlich unbequem erscheint, so bietet der objektive Blick von außen eine zusätzliche Entscheidungshilfe.

Was hat Ihnen die gemeinsame Arbeit mit der Firma Stiegelmeyer konkret gebracht?

Es sind wichtige Lösungsansätze, verschiedene Ansatzpunkte und konkrete Handlungsfelder aufgezeigt worden. Die Analyse zeigt viele unabdingbare Informationen auf, kann aber nicht für sich alleine stehen. Deshalb verbindet die Firma Stiegelmeyer die Analyse mit der Lösung und begleitet diese auf Wunsch auch vollständig. Dazu bieten sie verschiedene Module an.

Was sind nun Ihre nächsten Schritte nach der Analyse?

Wir sind dabei, eine konkrete Lösung weiter anzugehen. Dabei besteht der nächste Schritt in der Erstellung des Lasten- und Pflichtenheftes, was derzeit für die Bettenversorgung am Standort Halle geschieht.

Wie würden Sie rückwirkend die Zusammenarbeit mit der Firma Stiegelmeyer bewerten?

Die Zusammenarbeit war sehr gut. Alles wurde vertrauensvoll, fachlich versiert und sehr individuell auf unsere Bedürfnisse angepasst. Das war ein sehr gutes Lenken des Blickes auf bestehende Problematiken und Details, die man selbst in dieser Form nicht mehr wahrnimmt. Dazu kommt, dass die Mitarbeiter von Stiegelmeyer aus der Praxis kommen und genau wissen, wie der Krankenhausalltag funktioniert. Da werden alle Schritte komplett durchgespielt und auch der Lappen schon mal selbst in die Hand genommen. Das führt automatisch zu mehr Vertrauen und Respekt bei unseren Mitarbeiten, weil die natürlich auch sofort sehen, dass derjenige das kann und weiß, wovon er redet. Das ergibt sofort eine ganz andere Kommunikationsebene.

 

Vielen Dank für das informative Gespräch!

 

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